Herramientas Digitales para Cuidar tu Salud Mental

Inmersos en un mar de estímulos digitales, dominar nuestras herramientas es crítico para transformarlas en aliadas, no en cargas.

Introducción

Desde el lanzamiento de MrPink, he puesto más atención que nunca al diseño de mis métodos de trabajo para mejorar mi eficiencia y preservar mi salud mental. Ser fundador de un VC puede sonar glamoroso, pero realmente no lo es. El equipo es pequeño, el presupuesto operativo mínimo y el trabajo interminable.

Aunque a muchos les sorprende cuando se los digo, soy una persona naturalmente desordenada, de personalidad creativa y divergente. Con los años, y con mucho esfuerzo de mi parte, he aprendido a hackear mis tendencias por defecto para mejorar mi desempeño.

Consejos basados en mi experiencia

Esta publicación está basada en mi experiencia personal. La comparto con la esperanza de que pueda ser de utilidad para muchos de ustedes, ya sea adoptando alguna de mis técnicas o como un disparador de ideas para que puedan desarrollar las propias.

MANTENER EL EMAIL BAJO CONTROL

Mantener el correo electrónico controlado es crucial, ya que es un canal de comunicación universal para temas urgentes, actualizaciones, contactos de inversores, publicidad y spam. Revisarlo es inevitable y difícil de delegar, incluso para ejecutivos de grandes empresas. Mantener el correo ordenado es un desafío global en los negocios, sin importar jerarquías.

Es peligroso que nuestro foco dependa de quien nos escriba. Idealmente, revisaríamos el correo solo un par de veces al día. Nada que llegue por correo debería ser tan urgente que revisarlo al final de la tarde haga una gran diferencia. Es útil comunicar esto a equipos de trabajo y familia. En mi caso, todos saben que si surge algo urgente deben llamarme por teléfono. Lo mismo aplica a WhatsApp o cualquier otra forma de mensajería.

Hay dos errores comunes:

1. usar el mail como un repositorio de tareas o temas a ver en el futuro;

2. atacar el inbox en forma cronológica.

La bandeja de entrada tendría que estar limpia, si se puede no más de una decena de mails en cualquier momento, pero eso no significa que vamos a resolver cada correo ni bien nos llega. Al contrario, hay que aprender a revisar rápido y priorizar.

Buscamos que no se pierda ningún mail importante o urgente pero la solución no es tratar de responder todos los correos ni bien llegan, eso sería una pésima idea porque nos pondría un un modo de trabajo estrictamente reactivo.

En mi caso, yo uso Superhuman como gestor de correo, pero mis sugerencias pueden implementarse en Gmail y probablemente en cualquier otro gestor decente. Cuando revisamos el mail, tenemos que decidir: ¿es algo que puedo responder en un par de minutos? De ser así, ¡hazlo! ¿Es un tema que requiere de una respuesta o acción más elaborada o que por algún motivo no puedo resolver en este momento? Entonces lo pongo a dormir (snooze) hasta el momento adecuado. Si no se trata de algo urgente, ante la duda lo mejor es darle snooze y seguir adelante. El objetivo es tratar de llegar a inbox cero, es decir, que no quede nada sin revisar.

Para los que les gusta revisar el correo en forma cronológica, tengan en cuenta que esto es incluso peor que hacerlo de modo "aleatorio," ya que la prioridad dependerá del momento de recepción, lo cual seguro no se condice con la prioridad que tiene para nosotros.

Por ultimo es clave armarse de templates que puedan utilizar para responder los temas comunes. No hace falta reinventar la rueda constantemente.

PRIORIZAR EL FLUJO DE TRABAJO

Después de probar diferentes metodologías, lo único que realmente me ayudó es el time boxing y la calendarización de todas las tareas que lleven más de 15 minutos (definición arbitraria pero útil). Al final del día, no importa cuántas tarea tenga en mi kanban, sprint o backlog, lo único que se ejecutará es lo que pongo en mi agenda.

La idea del time boxing es muy liberadora y consiste en armar bloques de tiempo para trabajo profundo. Yo uso bloques de 1.5 horas, que creo que es la duración mínima para que esto funcione. La idea es que en cada bloque se trabaje un mismo tipo de tarea para evitar el costo de cambio de contexto.

Tengo bloques específicos para revisar temas de startups, asuntos administrativos, lectura y estudio. Uso Akiflow para gestionar tareas; es rápido, tiene buena UX y permite capturar tareas desde Gmail. Al capturar una tarea, se agrega a mi backlog y la reviso al final del día o al inicio del siguiente, luego la calendarizo. Esto me ayuda a controlar mi impulsividad, ya que sé que tengo horas reservadas semanalmente para cada temática.

A la hora de definir los bloques para implementar time boxing, es ideal contar con buen nivel de autoconocimiento. ¿En qué momentos del día soy más creativo? ¿Cuándo debo estar accesible para reuniones con mi equipo? ¿Cuál es la duración máxima de trabajo profundo que puedo manejar sin que haya deterioro en la calidad del trabajo?

A modo de ejemplo, yo sólo tomo primeras reuniones con emprendedores entre las 11am. y la 1pm. Lo decidí así porque son las horas en las que mi nivel de energía es más alto, tengo la mente despejada y generalmente estoy de mejor humor. A mí me funciona porque arranco el día con meditación y ejercicio, y en esas horas aún no he sido bombardeado por los inevitables desafíos de llevar adelante MrPink. Tampoco suelo tomar reuniones presenciales por la mañana, así que me es más fácil estar siempre en horario sin sumarme estrés innecesario.

MINIMIZAR DISTRACCIONES

Silenciar las notificaciones

Evitar todas las notificaciones tanto en el celular como en la computadora. Recuperar el sentido de agencia sobre lo que hacemos en cada momento y evitar que las distracciones nos arrastren como el viento. En línea con esto, mantener una dieta súper frugal de contenido. No ceder ante el FOMO, darse de baja de todos los newsletters que realmente no nos sumen valor.

Revisar esas decisiones periódicamente: si la mayoría de las veces terminamos no obteniendo valor del contenido, lo mejor es darse de baja. La sobrecarga de información puede ser nociva, esto mismo en relación a las noticias de actualidad. La mayoría de las veces solo llevan a una obsesión por seguir ciertos temas impulsivamente, aunque desde un punto de vista práctico no nos afectan, o el efecto que tienen en nuestro trabajo y sobre nosotros es prácticamente irrelevante.

Superar el FOMO

La información es valiosa si mejora nuestra toma de decisiones. Por ejemplo, al decidir si abrir operaciones en Chile o Perú para nuestra startup B2B SaaS, ¿de qué sirve conocer la proporción de aficionados al fútbol en cada país? Si ese dato no cambia nuestras decisiones ni aumenta la probabilidad de acertar, no es útil. Antes de investigar un tema, asumamos que ya tenemos la información y pensemos si cambiaría nuestra acción.

Reducir las tentaciones

Un hack que encontré muy útil es utilizar las aplicaciones siempre en pantalla completa y configurar atajos de teclado para cambiar de una a otra. Esto hace que el cambio entre aplicaciones sea más premeditado y no tan impulsivo como puede ser "circular" por todas las aplicaciones abiertas. En Mac, utilizo Apptivate para configurar estos atajos. Realmente funciona muy bien y es gratis, así que no se puede pedir más.

SOBRE LA WEB

Pocos nos detenemos a pensar en el navegador que usamos para acceder a la web, pero afortunadamente ha habido bastante innovación últimamente en este espacio. Hace unos meses dejé Brave de forma definitiva y me pasé a Arc. La UX de Arc es hermosa, pero lo que más disfruto es la posibilidad de eliminar secciones de un sitio o modificar sus colores, además hace muy rápido y sencillo cambiar entre diferentes sitios sin tener que recurrir a una barra de tareas. Todo está pensado para los fanáticos de usar atajos de teclado.

Arc también integra herramientas de IA para producir resúmenes de las páginas y mucho más, pero lo que más valoro es su velocidad y cómo me ayuda a reducir distracciones. Mi funcionalidad preferida es el poder circular entre las pestañas abiertas (Control + Tab) como si fueran aplicaciones locales.

SIMPLIFICAR EL AGENDAMIENTO

Tema conocido pero no por ello menos importante. El ahorro de tiempo de cualquier herramienta que simplifique los idas y vueltas para encontrar espacio para una reunión es impresionante. En mi caso, uso Calendly, pero existen varias alternativas. Es importante tomarse un momento para configurar adecuadamente la herramienta que uses para asegurarte de que no interfiera con el time boxing. Si lo usas para ventas o levantar capital, asegúrate de que la descripción y el título del evento no sean obvios.

CREAR NOTAS ACCIONABLES

Los gestores automáticos de notas que se integran directamente con la videollamada se están volviendo muy comunes y funcionan cada vez mejor. Personalmente, no me gustan y no me resuelven el problema de forma completa, ya que muchas de las notas que debo tomar son de ideas que surgen fuera del entorno de una videollamada y necesitan ser editadas y enriquecidas posteriormente.

Por años probé decenas de herramientas para tomar y organizar notas, hasta que recientemente me enamoré de Reflect App. No se integra con las videoconferencias y me sorprendería que algún día lo hagan. Como su nombre lo sugiere, buscan potenciar la tarea de reflexión que implica tomar una nota. En Reflect, esto puede hacerse escribiendo o mediante un audio que luego se convierte en texto.

Desde que comencé con Reflect lo adopté también como CRM personal

Las notas pueden vincularse entre sí, creando relaciones bidireccionales y además pueden etiquetarse. El buscador es potente e integra IA. La idea es ir armando un cerebro paralelo que uno pueda consultar en el futuro para que nada se pierda. Punto extra: arma de forma automática una red conceptual que muestra visualmente la relación entre notas.

Yo trato de registrar un audio corto luego de cada llamada y voy armando también un log de todas las ideas que se me ocurren durante el día. Tiene una app para escritorio y otra para móvil. El diseño es minimalista (incluyendo un modo de foco) y las notas se hacen con el formato simple de markdown.

Desde que comencé con Reflect dejé en forma definitiva el CRM (lo siento Hubspot). Claramente, esto no funcionaría para reemplazar una organización de ventas, pero en mi caso funciona maravillosamente.

AUTOMATIZAR

Comencé a programar a los 12 años y tiendo a automatizar todo. Hoy, no se necesita saber mucho de programación. Este año, reemplacé mi sistema de seguimiento de inversiones, que usaba Hubspot, Mural y Google Drive, con una herramienta en Bubble que me ahorra mucho tiempo.

La ventaja es la flexibilidad y el desarrollo incremental. Cada semana hago mejoras pequeñas, lo que con el tiempo resultará en un producto sólido. Para los que tenemos corazón de artesano, el placer de trabajar sobre algo construida por uno mismo y el poder mejorarlo poco a poco es indescriptible.

Pasando a lo más obvio, muchos emprendedores que no son para nada técnicos están desarrollando código con ayuda de alguna IA. Conozco casos donde la usan para armar reportes, consultas complejas a bases de datos, integraciones de sistemas y mucho más. Como emprendedor tu trabajo principal es desarrollar una visión clara y mantener el foco. Las tareas repetitivas que puedan ser factibles de automatización deben automatizarse. Acá el riesgo es la pérdida de flexibilidad o la dependencia de sistemas privados que luego se vuelvan costosos de mantener.

Para los que trabajan con Google Suite, se pueden hacer cosas increíbles con Google Script, combinando información del calendario, mail, drive y sistemas externos que son fácilmente integrados con herramientas no-code. Incluso si no eres un fundador técnico, creo que aprender a hacer algunas de estas cosas es fundamental en una startup en 2024.

CUIDAR EL CONTEXTO

En Prompts para Humanos he desarrollado bastante la idea del diseño del entorno de trabajo. En resumen, el espacio físico y el contexto en el que estamos inmersos tienen un efecto profundo en nuestra productividad y bienestar. Para profundizar, te recomiendo darle una mirada a ese post.

Las principales herramientas que uso

• Email → https://superhuman.com/

• Gestión de tareas → https://akiflow.com/

• Gestor de notas → https://reflect.app/

• Navegador web → https://arc.net/

• Gestor de shortcuts → https://www.apptivateapp.com/

• Plataforma no-code → https://bubble.io/

• Documentos → https://www.google.com/script/ + https://www.google.com/drive/

• Agendamiento de reuniones → https://calendly.com/

Palabras finales

Invertir presupuesto y tiempo en diseñar las herramientas con las que interactuamos a diario está bien justificado. No solo afectan nuestra productividad, sino también la claridad con la que pensamos y nuestra salud mental. Saber que mis ideas y plan de trabajo están bien cuidados, o que no se me va a pasar un vencimiento o un mail importante por alto, me ayuda a vivir más tranquilo.

El stack tecnológico que elijas nunca será algo estático, sino que debe ser revisado cada tanto.

En mi caso, tengo mala memoria, soy naturalmente desorganizado y tengo muy baja tolerancia al trabajo repetitivo, que me pone de mal humor y mata mi productividad. También soy creativo, me distraigo fácil y tengo facilidad para la gestión de software, ya sea como power user o como desarrollador. Además, amo usar shortcuts. La forma de trabajo que estoy compartiendo en esta publicación funciona bien para mí, pero quizás no para ti. Lo importante es no ir simplemente con la corriente y usar "lo de siempre" o lo que te recomiende alguien. Esto es una búsqueda personal que sin duda puede ayudarte a mejorar tu calidad de vida, así que priorízalo y dale una buena pensada.